La previsión de ventas es una de esas cosas que, si se hace bien, da tranquilidad. Si se hace mal… crea tensión, discusiones y decisiones a ciegas. Y es que a veces la “previsión” se convierte en un deseo (“esto entra seguro”) o en un número para quedar bien. Pero una previsión útil no es eso: es una estimación razonable basada en datos, revisable y fácil de explicar.
Y sí: a veces aparecen palabras en inglés como forecast o pipeline. No pasa nada. Aquí las traducimos y las dejamos claras.
- Forecast = previsión de ventas (lo que creemos que vamos a cerrar).
- Pipeline = cartera de oportunidades (las ventas “en marcha”, aún no cerradas).
- Reporting = informe de seguimiento (el resumen que miras cada semana/mes).
Vamos con el método.
1) Qué es una buena previsión (y qué no)
Una buena previsión:
- se revisa cada semana,
- se puede explicar en dos minutos,
- y te ayuda a decidir qué hacer ahora.
Una mala previsión:
- cambia para “motivar”,
- depende de dos operaciones milagro,
- o se apoya en sensaciones (“yo creo que sí”).
La idea es simple: que el número sea creíble, incluso si no es el que más nos gusta.
2) El error más habitual: sumar oportunidades “a ojo”
Esto pasa mucho: “tenemos 300.000€ en oportunidades y el objetivo es 200.000€; vamos sobrados”.
Pero la cartera de oportunidades no es dinero en caja. Es posible venta, no venta real.
La pregunta correcta es:
¿qué parte de esas oportunidades es probable que se cierre, y en qué plazo?
3) Paso 1: ordena la cartera por fases (y pon reglas claras)
Antes de calcular nada, define fases con significado. Por ejemplo:
- Contacto inicial
- Primera reunión / detección de necesidades
- Propuesta enviada
- Negociación
- Cierre previsto
- Ganada / Perdida
Y ahora lo importante: reglas para que una oportunidad esté en una fase.
Ejemplo de regla sencilla:
- “Propuesta enviada” = propuesta enviada + importe confirmado + fecha estimada de decisión.
Si falta algo, no es “propuesta enviada”. Es “pendiente”.
Esto evita que cada persona “coloque” oportunidades donde le apetece… y el sistema se vuelve fiable.
4) Paso 2: asigna probabilidades basadas en datos (no en intuición)
Aquí hay un cambio de mentalidad: en vez de poner “80% porque lo veo claro”, lo hacemos con histórico.
Cómo hacerlo:
- Mira los últimos 6–12 meses.
- Calcula qué porcentaje de oportunidades termina en venta según la fase en la que estaban.
Ejemplo (inventado pero típico):
- Desde “Propuesta enviada” se ganan el 25%
- Desde “Negociación” se ganan el 40%
- Desde “Cierre previsto” se ganan el 70%
¿Es perfecto? No. ¿Es muchísimo mejor que la intuición? Sí.
Si no tienes histórico suficiente, empieza con probabilidades “provisionales” y ajústalas cada mes. En pocas semanas se nota la mejora.
5) Paso 3: calcula la previsión ponderada (el corazón del sistema)
Esto suena técnico, pero es muy simple:
Previsión ponderada = Importe de la oportunidad × Probabilidad de cierre
Ejemplos:
- Oportunidad de 20.000€ en “Negociación” (40%) → aporta 8.000€ a la previsión
- Oportunidad de 10.000€ en “Propuesta enviada” (25%) → aporta 2.500€
Sumas todas y obtienes una previsión base.
Pero todavía falta una pieza clave: cuándo.
6) Paso 4: añade el “cuándo” para no autoengañarte
Dos controles muy sanos:
A) Fecha estimada de cierre
Si una oportunidad iba a cerrar este mes… y se mueve una y otra vez, hay que bajar confianza.
Regla práctica:
- Si la fecha se ha movido más de dos veces, pide una razón concreta (no “están dándole vueltas”).
B) Antigüedad de la oportunidad (ciclo de venta)
Cada negocio tiene un ciclo de venta medio (por ejemplo, 30, 60 o 90 días).
Si la media es 45 días y tienes oportunidades abiertas 200… muchas veces son “fantasmas” que se mantienen por esperanza.
No siempre, pero en general:
- mucha antigüedad = baja probabilidad, salvo que haya señales claras de avance.
7) Paso 5: trabaja con escenarios (y ganarás credibilidad)
Esto es de lo más útil para dirección y para evitar sustos:
- Conservador: cuenta solo lo más avanzado, con probabilidades más prudentes
- Probable: la previsión ponderada “normal”
- Optimista: incluye operaciones clave, pero con condiciones claras (“si pasa A y B”)
Lo bonito de los escenarios es que convierten una discusión en una conversación útil:
- “Si no hacemos nada, estamos en X.”
- “Si empujamos estas tres oportunidades y mejoramos esta fase, llegamos a Y.”
8) Las 5 palancas que de verdad mueven la previsión
Si la previsión no llega, no se arregla “apretando” el número. Se arregla con palancas:
- Más oportunidades nuevas (cantidad)
- Mejor conversión entre fases (calidad + proceso)
- Ticket medio (ofertas, packs, precios)
- Ciclo de venta (agilidad y eliminación de fricciones)
- Mejor mezcla de clientes/canales (entra mejor cliente, cierras mejor)
Un buen informe de seguimiento semanal debería mostrar estas palancas, no solo “el total”.
9) Ejemplo rápido de lectura semanal
Objetivo del mes: 100.000€
- Ventas ya cerradas: 35.000€
- Previsión ponderada para este mes: 45.000€
- Falta estimada: 20.000€
Decisión práctica:
- o generas X oportunidades nuevas (según tu conversión media),
- o mejoras un punto concreto del proceso (por ejemplo, propuesta → negociación),
- o aumentas ticket medio con un pack.
De repente, el número deja de ser un juicio y pasa a ser un mapa de acción.
Una previsión creíble no es un lujo. Es control. Te ayuda a anticiparte, priorizar y quitar dramatismo a fin de mes.
Si quieres, podemos ayudarte a montar este sistema con tus datos (CRM + ventas) y dejarlo en un cuadro de mando sencillo: previsión por escenarios, cobertura de objetivo y palancas de mejora. Sin anglicismos innecesarios, y con un método que cualquiera en la empresa entienda.