Cuadro de mando comercial en Power BI: el “mínimo viable” para decidir cada semana

Hay una escena que se repite más de lo que nos gustaría: reunión de ventas, alguien abre un Excel enorme, otro saca un pantallazo del CRM, y al final la pregunta flota en el aire… “Vale, ¿y qué hacemos esta semana?”
Y es que, sin un cuadro de mando claro, el dato no guía: marea.

La buena noticia: no necesitas un panel con 40 gráficos ni fuegos artificiales. Necesitas un cuadro de mando comercial mínimo viable: el que, con 10–15 minutos de lectura, te permite tomar decisiones reales cada semana.

Vamos a construirlo.

Qué decisiones debe responder (antes de pensar en gráficos)

Un buen dashboard no empieza en Power BI. Empieza con preguntas incómodas (pero útiles):

1. ¿Vamos por encima o por debajo del objetivo? (y por qué)

2. ¿Qué canal / producto / equipo está tirando del carro?

3. ¿Dónde se nos cae el embudo? (lead → oportunidad → venta)

4. ¿Qué previsión es creíble para fin de mes?

5. ¿Qué 3 acciones haríamos mañana si tuviéramos que mover la aguja?

Si tu panel no responde a esto… es un póster bonito. Y ya.

El “mínimo viable”: 12 KPIs que sí importan

Aquí tienes un set base. No es dogma, pero funciona muy bien en la mayoría de negocios B2B y B2C con equipo comercial.

1) Resultado (para saber dónde estás)

1. Ventas (importe) MTD (mes en curso) vs objetivo

2. Ventas (importe) YTD (año en curso) vs objetivo

3. Margen bruto (si puedes, siempre; si no, al menos por producto/categoría)

2) Actividad (para saber si estás sembrando)

4. Leads / oportunidades creadas (semana y mes)

5. Contactos efectivos (llamadas con conversación, demos realizadas, visitas, etc.)

6. Tasa de respuesta / contacto (contactados ÷ intentos)

3) Embudo (para detectar fugas)

7. Conversión Lead → Oportunidad

8. Conversión Oportunidad → Venta

9. Ticket medio (por canal/equipo)

4) Previsión y salud (para anticiparte)

10. Pipeline ponderado (probabilidad × importe)

11. Cobertura del objetivo (pipeline ÷ objetivo restante)

12. Ciclo de venta (días desde oportunidad a cierre)

Pequeño truco: si un KPI no cambia decisiones, suele ser “vanidad”. Y la vanidad, en reporting, sale cara.

5 KPIs que suelen sobrar (o se malinterpretan)

No es que sean “malos”, es que solos crean ruido:

• Seguidores o alcance (si no los conectas con leads/ventas)

• Número total de visitas web (sin intención ni fuente)

• Número de llamadas “hechas” (sin calidad)

• Ratio de apertura de email (sin conversión posterior)

• “Ventas totales” sin margen ni contexto (te puede engañar)

Cómo organizar el panel: 3 capas que funcionan

Piensa tu cuadro de mando como una casa con tres plantas. Si mezclas todo en la misma, la gente se pierde.

Capa 1 — Dirección (1 pantalla, 60 segundos)

Objetivo: “¿vamos bien o no?”
Incluye:

• Ventas MTD vs objetivo

• Margen

• Pipeline ponderado

• Cobertura del objetivo

• Alertas (2–3 semáforos, no más)

Capa 2 — Comercial (embudo y equipo)

Objetivo: “¿dónde se atasca y quién necesita apoyo?”
Incluye:

• Embudo por etapas

• Conversiones clave

• Ciclo de venta

• Actividad efectiva por comercial/equipo

• Motivos de pérdida (si los registráis)

Capa 3 — Marketing/Canales (calidad de entrada)

Objetivo: “¿qué fuente trae negocio de verdad?”
Incluye:

• Leads por canal

• % Lead→Oportunidad por canal

• CAC si lo tienes (o al menos coste por lead)

• Ventas atribuidas por canal (aunque sea aproximado)

Diseño: menos “cuadritos”, más lectura clara

Un cuadro de mando comercial útil suele tener estas reglas sencillas:

• Primero los números grandes (resultado y tendencia). Luego el detalle.

• Comparativas siempre: vs objetivo, vs mes anterior, vs misma semana del mes pasado.

• Filtros simples: fecha, canal, equipo/comercial, producto/categoría, zona.

• Una idea por visual. Si un gráfico necesita explicación… mala señal.

Y algo muy humano: deja hueco para respirar. Un panel apretado da ansiedad.

Errores típicos (y cómo evitarlos sin dramas)

1) Definiciones cambiantes

Hoy “lead” es un formulario, mañana es un WhatsApp, pasado una llamada… y el KPI se vuelve ficción.

✅ Solución: diccionario de datos (1 página):

• qué es lead, oportunidad, venta

• qué campos son obligatorios

• quién lo registra y cuándo

2) Datos “sucios” (y el panel se vuelve sospechoso)

Cuando alguien duda del número una vez, duda para siempre.

✅ Solución: crea un bloque visible: “Calidad del dato”

• % oportunidades sin importe

• % oportunidades sin fecha de cierre

• % sin etapa
  Eso genera hábitos. Es casi magia.

3) Querer medirlo todo desde el día 1

Te comes el proyecto y no publicas nunca.

✅ Solución: lanza la versión 1 con lo mínimo y mejora cada 2 semanas.

Ejemplo realista: las 3 decisiones semanales que debería provocar

Si tu panel está bien, cada semana debería ayudarte a decir cosas como:

1. “Tenemos cobertura 0,7x del objetivo: necesitamos generar X oportunidades más.”

2. “El canal A trae volumen pero convierte fatal; el canal B trae menos pero cierra mejor. Reasignamos esfuerzo.”

3. “El embudo se rompe en propuesta → cierre. Revisamos argumentario y condiciones.”

Eso es un cuadro de mando vivo. Lo demás es decoración.

Checklist descargable (para montarlo rápido)

Te lo dejo en formato checklist para copiar/pegar:

Datos mínimos

• Tabla de ventas (fecha, importe, margen, producto, canal, cliente, comercial)

• Tabla de pipeline/oportunidades (fecha creación, etapa, importe, probabilidad, fecha cierre estimada, motivo pérdida)

• Tabla de actividad (tipo, fecha, comercial, resultado: contacto sí/no)

• Dimensiones: calendario, productos, canales, comerciales, zonas

KPIs V1

• Ventas MTD vs objetivo

• Margen

• Leads / oportunidades creadas

• Conversión lead→oportunidad

• Conversión oportunidad→venta

• Ticket medio

• Pipeline ponderado

• Cobertura del objetivo

• Ciclo de venta

Panel

• 1 pantalla dirección

• 1 pantalla embudo/equipo

• 1 pantalla canales

• Filtros: fecha, canal, equipo, producto

Si quieres, lo aterrizamos en tu caso (sin vueltas)

Si me dices qué tipo de negocio es (B2B/B2C, ciclo de venta corto/largo) y de dónde vienen tus datos (CRM, ERP, Excel, Shopify, etc.), puedo proponerte:

• el modelo de datos mínimo,

• el set exacto de KPIs para tu caso,

• y una estructura de panel lista para construir en Power BI.

Y oye, así el próximo lunes, cuando alguien pregunte “¿qué hacemos?”, ya no habrá silencio raro.